Hvornår skal jeg benytte Access?
Microsoft Access er et program til Windows, som kan bruges til at oprette og vedligeholde databaser. Og samtidig indeholder Access også et udviklingsværktøj til at oprette skærmbilleder, programkode og rapporter, så man kan registrere oplysninger i databasen og arbejde med disse. Access kan derfor i princippet benyttes til at udvikle alle former for administrative programmer, men Access har naturligvis ligesom al anden software sine styrker og sine begrænsninger.
Fordelen ved Access er, at det er forholdsvist let at benytte. Man behøver ikke at være IT-specialist, men det er dog nødvendigt med evnen til logisk tænkning og til at kunne arbejde struktureret med udvikling af sit program. Access er således et værktøj, som gør det muligt for professionelle indenfor forskellige fagområder at kunne udvikle specialsystemer til at løse relevante arbejdsopgaver.
Svagheden er så til gengæld, at systemer udviklet med Access ikke altid har så god en performance, og at stabiliteten og datasikkerheden i en Access-database heller ikke er så god som i mere professionelle (og dyrere) databaseløsninger.
I en del tilfælde er svaghederne dog ikke noget problem, og der kan man med fordel anvende Access. Og det er groft sagt, når opgaven på den ene side er for omfattende til, at man bare kan indtaste og bearbejde sine data i en liste i et Excel-regneark, men hvor det på den anden side heller ikke er realistisk at udvikle den helt store virksomhedstilpassede løsning i form af et specialmoduler i SAP eller lignende. Med Access kan man som IT-interesseret specialist lære selv at udvikle og eksperimentere med løsninger, eller man kan til en overkommelig pris købe en konsulent til at hjælpe eller til at foretage hele udviklingen.
Databaseformat
Access benytter et databaseformat, der er udviklet af Microsoft. Frem til og med version 2003 oprettede Access altid databaser i det såkaldte JET-format (Joint Engine Technology), og en JET-database blev altid gemt som en fil af typen ”mdb”. Fra og med version 2007 kan Access både oprette databaser i JET-formatet (mdb-filer) og i en forbedret udgave af JET, som hedder Access Database Engine. En database af sidstnævnte type gemmes altid som en fil af typen ”accdb”.
Man skal være opmærksom på, at en databasefil (”mdb” eller ”accdb”) har en maksimal størrelse på 2 gigabyte. Så hvis man indtaster (eller genererer) så mange data i sin databasefil, at denne grænse overstiges, bryder filen sammen og fungerer slet ikke.
Til mange lidt mindre programmer er 2 gigabyte mere end rigeligt, men der er naturligvis tilfælde, hvor det er for lidt. Er der tale om et system, hvor få brugere indtaster alle data, skal der rigtig meget til for at komme over de 2 gigabyte, men er der tale om et system, som automatisk genererer data, eller importerer data fra andre systemer, kan det gå galt. Det er naturligvis en god idé at være opmærksom på dette, før databasen bliver for stor, og jeg vil mene, at man allerede bør forholde sig til det, hvis den kommer over 1 gigabyte og må forventes fortsat at vokse.
Nogle gange kan det så klares ved at dele databasen op i flere filer, men såfremt dette ikke kan lade sig gøre (hvis der er mere end 2 gigabyte i en enkelt tabel), eller hvis databasen til sidst bliver opdelt i så mange filer, at det er uhensigtsmæssigt, er den eneste løsning at skifte til et andet databasesystem, som kan håndtere større datamængder. Det er dog kun selve databasen, som skal skiftes. Programdelen med skærmbilleder, programkode og rapporter skal ofte kun ændres lidt for at kunne benyttes sammen en anden database.
En anden vigtig begrænsning i en Access-database er, at den ikke fungerer særlig godt, hvis der er for mange samtidige brugere på databasen. Og den absolutte grænse for antal samtidige brugere er 255. Så har man behov for mere end det, må man vælge et andet system. Men igen kan det lade sig gøre blot at skifte selve datadelen og at bibeholde skærmbilleder mv. i Access.
Internet
Lige såvel som det er muligt kun at udvikle programdelen i Access, medens data ligger i et andet system, så er det også muligt at have sine data i en Access-fil og så at udvikle skærmbilleder mv. i noget andet end Access. Ønsker man eksempelvis at udvikle applikationer til internettet, så vil man anvende udviklingsværktøj, som er velegnet til netsider. Og har man så benyttet Access til at oprette en database i JET-formatet, så programmerer man blot netsiderne til at læse og skrive i denne Jet-database.
Udvikling i Access
Vælger man at lave det hele i Access, bør man oprette to filer. Den ene fil (”mdb” eller ”accdb”) indeholder selve databasen, som lægges på en server, hvortil brugerne har adgang. Og den anden fil indeholder så selve programmet. Denne kan så konverteres til en installationsfil, som brugeren kan installere på sin pc. For at afvikle programmet fra brugerens pc kræves så, at der sammen med installation af programmet også installeres en såkaldt runtime-version af Access (fås gratis). Sidstnævnte er dog ikke nødvendigt, såfremt brugeren i forvejen har Access installeret på sin pc.
